Tiempo y productividad…¡Descubre como aumentarlo !

Procrastinar o retrasar la realización de una actividad importante, es algo muy común que todos solemos hacer; lo cual, no genera mucho problema a menos que estas actividades se vayan acumulando; y poco a poco te veas en la imposibilidad de terminar con las actividades que tenías planificadas. Esto genera poca productividad y baja eficiencia en tu empresa o lugar de trabajo; hoy te daremos algunos puntos; para eliminar todas aquellas cosas que en algún momento nos llevaron a aplazar nuestras obligaciones optimizando lo más posible nuestro  tiempo.

¿Cuáles son los factores que nos llevan a aplazar nuestras actividades?

Generalmente lo que nos hace aplazar nuestro trabajo, rara vez son agentes externos por lo general  los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y reuniones; suelen plagar nuestro día a día y aunque estos factores son indispensables para el funcionamiento de la empresa, es  importante que  aprendas a manejarlos de manera que no afecten tu productividad.

¿Cómo puedo luchar contra los distractores de actividades?

Solemos estar tan ocupados en el trabajo, que nos cuesta parar un segundo para analizar las actividades que realizamos; entorno a nuestras obligaciones, por lo que para lograr neutralizar las interrupciones que roban tu tiempo; se debe estudiar profundamente cada uno de ellos.

Correo electrónico:

Al final del día revisa tu correo electrónico, notarás en qué momento has leído y contestado cada uno de estos correos a lo largo del día; se evidenciará rápidamente que la secuencia en que envías respuestas y los mensajes leídos son básicamente continuos; por lo que has perdido valiosos minutos entre correo y correo. Una buena forma para evitar esta fuga de tiempo es pregúntate si es necesario: generalmente  escribimos los correos sin detenernos a pensar si es necesario responder, muchos correos solo sirven para entregar una información o directriz general; y los mismos no necesitan una respuesta a menos que el contenido del mensaje presente alguna duda.

Mensajes simples:

no te  estreses si tus mensajes son unas pocas palabras e intentes; que éste se vea más serio usando un sinfín de formalismos y protocolos incensarios. Intenta mantener el mensaje simple, saludo, contenido y despedida; de esta manera no pierdes el tiempo estructurando un complejo email.

Reusa respuestas:

si notas que usas un mismo texto de manera constante, guarda tus respuestas! De manera que puedas usarlas en futuras oportunidades sin perder tiempo en la redacción.

Llamadas telefónicas:

Lo primero que debes hacer para saber si las llamadas se convierten en un distractor es registrar cuantas llamadas recibes y cuantas llamadas haces, seguramente te sorprenderás de la cantidad de llamadas durante todo el día; y aunque muchas de éstas son importantes existen maneras de poder limitar en lo posible el tiempo que inviertes en cada una de ellas.

  • En el caso de las llamadas realizadas intenta tener muy claro el mensaje que quieres dar antes de realizarlas, dejándolo lo más claro posible para evitar tener que realizar más de una llamada
  • En caso de la recepción de llamadas intenta en lo posible evitar dilatar la conversación con formalismos, mantén la conversación de manera que se resuma a saludo, contenido y despedida, sin mayor tema que perderás mucho tiempo al teléfono

Reuniones

Quizás uno de los aspectos más importantes de nuestro trabajo ya que es donde se determinan las gestiones a seguir por la empresa. Sin embargo, a pesar del trabajo que pueden generar también pueden convertirse en grandes distractores de tiempo, por lo que es indispensable que antes  de acudir te preguntes los siguientes puntos

  •    ¿Cuánto tiempo invertimos?
  •    ¿Se siguió el orden de temas de la reunión hasta el final?
  •    ¿ llegó a una conclusión?
  •    ¿Se esclarecieron todas las dudas?

Estas 4 preguntas son las que te permitirán mantener un orden cronológico en la reunión evitando de esta manera la pérdida de tiempo en conversaciones cíclicas que no llevan a nada.

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